CAPEX: Aktivierung – ja oder nein?

Was bedeutet CAPEX

Mit CAPEX (Capital Expenditures) sind Investitionen gemeint, die aus Anschaffung oder Herstellung resultieren, aktiviert werden und über die Nutzungsdauer abzuschreiben sind.

Viele Gesellschafter verfolgen das Ziel, die Steuerlast ihres Unternehmens möglichst gering zu halten. Investitionen werden daher oft vollständig aus dem Ergebnis finanziert – der Aufwand wird zu 100 % in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst.

So sind alle Kosten einer Periode im Rohergebnis abgebildet und mindern den steuerpflichtigen Gewinn. Diese Vorgehensweise hat Vorteile: Investitionen stehen in Relation zum Ergebnis (organisches Wachstum), und die Steuerlast sinkt.

Ein anderer Ansatz: Kapitalkosten senken, Eigenkapitalrendite steigern

Investitionen, die vollständig als Aufwand verbucht werden, mindern das EBITDA – und damit eine zentrale Kennzahl für Banken. Da Banken das Verhältnis von Nettoverschuldung zu Ertragskraft betrachten, verschlechtert sich bei sinkendem EBITDA dieses Verhältnis; das Risiko steigt und Kreditkonditionen verschlechtern sich. Das ist oft unnötig. Denn ein Unternehmen kann Investitionskosten (CAPEX) aktivieren, den Aufwand damit korrigieren und das EBITDA verbessern. Dadurch verbessert sich auch das Verhältnis Nettoverschuldung / EBITDA und somit die Beurteilung durch Fremdkapitalgeber.

Eine konsequente Aktivierungsstrategie kann also die Eigenkapitalrendite erhöhen. Durch die Aktivierung werden Investitionsaufwendungen nicht als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung, sondern als Vermögenswert auf der Aktivseite der Bilanz erfasst. In der Folge erfolgt eine planmäßige Abschreibung über die Nutzungsdauer – das erhöht kurzfristig das Ergebnis, verteilt die Kosten aber periodengerecht.

Kritikpunkt

Häufig wird eingewendet, dass Aktivierungen zu einer doppelten Liquiditätsbelastung führen: erst durch die Investition selbst und später durch eine höhere Steuerzahlung infolge des gesteigerten Ergebnisses. Allerdings gilt auch: Wer mehr EBITDA erzielt, kann mehr Fremdkapital aufnehmen. Der daraus resultierende Zinsaufwand mindert wiederum das steuerpflichtige Ergebnis. Zudem entsteht mit jeder Aktivierung ein höheres Abschreibungsvolumen, das als Tax Shield wirkt.

Was ist aktivierbar?

Die Rechtslage in Österreich und Deutschland ist klar: Aktiviert werden dürfen nur Anschaffungs- oder Herstellungskosten, also Aufwendungen, die die zukünftige Ertragskraft des Unternehmens dauerhaft erhöhen oder sich über mehrere Perioden nutzen lassen. Dazu zählen Materialkosten von Lieferanten, Dienstleistungen mit eindeutigem Herstellungsbezug und herstellungsbezogene Personalkosten.

Nicht aktivierbar sind dagegen typische Overhead- oder Verwaltungskosten wie Beratungs- und Rechtsanwaltskosten, Geschäftsführungs-, Buchhaltungs-, Marketing- oder PR-Kosten sowie IT-Kosten ohne unmittelbaren Produktionsbezug.

Voraussetzungen

Damit eine Aktivierung nachvollziehbar und prüfungssicher ist, braucht es ein Kostenrechnungssystem, das klar zeigt, welche Personal- und Sachkosten der Herstellung zugeordnet werden können. Pauschalierungen sind hier fehl am Platz, denn Aktivierungen verlängern die Bilanz und sind entsprechend sensibel.

Drei Voraussetzungen sind entscheidend:

1. Nachvollziehbarkeit: Das Wirtschaftsgut muss klar erkennbar hergestellt, fertiggestellt und in Betrieb genommen worden sein.

2. Qualifikation des Lieferanten: Der Lieferant muss die fachliche Fähigkeit besitzen, das Wirtschaftsgut zu erstellen.

3. Plausible Personalkosten: Nur Mitarbeiter, deren Tätigkeit dem Herstellungsprozess entspricht, können anteilig aktiviert werden.

Governance-Perspektive

Eine konsistente Aktivierungsstrategie ist auch ein Ausdruck von Kapitaldisziplin. Sie trennt operative Aufwendungen klar von investivem Aufwand und schafft damit Transparenz für Eigentümer, Aufsichtsräte und Banken. Aktivierung ist damit keine Bilanzkosmetik, sondern Bestandteil einer nachvollziehbaren Governance-Logik.

Fazit

Die Diskussion über Aktivierungen wird in der Praxis oft leidenschaftlich geführt. Wirtschaftsprüfer sehen das Thema aber meist pragmatisch: Im Zweifel: nein!

Denn Aktivierungen verlängern die Bilanz und stehen in jeder Abschlussprüfung unter besonderer Beobachtung. Ziel sollte daher kein Maximieren oder Minimieren von Aktivierungen sein, sondern Konsistenz – eine klare, wirtschaftlich begründbare Bilanzpolitik, die prüfungssicher ist und die Kapitalstruktur stärkt.